Wohin die Zeit im Architekturbüro verschwindet

9,3 Stunden pro Woche.

So viel Zeit verbringen Beschäftigte laut McKinsey Global Institute im Schnitt mit der Suche und dem Zusammentragen von Informationen.

Die Untersuchung stammt aus dem Jahr 2012 und betrachtet Unternehmen branchenübergreifend. [1]

Für ein Architekturbüro ist sie deshalb kein fertiger Maßstab.

Sie ist eine gute Frage:

Wie viel Zeit bindet das Suchen in deinem Büro?

Kurz gesagt

• Gebundene Kapazität entsteht oft zwischen zwei fachlichen Arbeitsschritten.
• Suche, Rückfragen, Dokumentation und manuelle Übertragungen lassen sich in einem konkreten Ablauf messen.
• Die Messung zeigt, wo Projektleiter und Fachplaner Zeit verlieren.
• Der erste Hebel ist eine wiederkehrende Aufgabe, die das Team jede Woche beschäftigt.

Die Arbeit neben der Projektarbeit

Ein Projektleiter plant, stimmt sich ab und trifft Entscheidungen.

Er sucht aber auch die letzte Version eines Dokuments.

Er prüft, welche Zusage an den Bauherrn ging.

Er fasst Informationen aus Mails, Protokollen und Tabellen zusammen.

Diese Arbeit steht selten in einem Projektplan.

Sie taucht erst auf, wenn eine Frist drückt oder ein Kollege eine Antwort braucht.

Ihre Wirkung ist trotzdem messbar.

Jede Rückfrage unterbricht zwei Personen.

Jede doppelte Eingabe verlängert einen Ablauf.

Jede fehlende Version erzeugt eine neue Suche.

Vier Stellen, an denen du zuerst hinschauen solltest

1. Informationen finden

Wo liegt der letzte freigegebene Plan?

Welche Mail enthält die Entscheidung des Bauherrn?

Wenn die Antwort von einer Person abhängt, ist der Zugriff noch nicht sauber organisiert.

2. Informationen übertragen

Überträgt dein Team Daten aus einer Mail in Excel, aus Excel in eine Vorlage und aus der Vorlage in ein weiteres System?

Notiere jeden dieser Schritte.

Er zeigt dir, wo dieselbe Information mehrfach angefasst wird.

3. Aufgaben nachhalten

Ein Beschluss ohne verantwortliche Person und Termin erzeugt Rückfragen.

Prüfe deshalb, wie viele Aufgaben aus deinen Protokollen beim nächsten Termin erneut geklärt werden.

4. Status zusammenstellen

Ein Projektstatus sollte dort liegen, wo ihn die beteiligten Personen benötigen.

Wenn er vor jeder Anfrage neu zusammengesucht wird, fehlt eine verlässliche Informationsquelle.

Die Zahl für dein Büro

Wähle einen Ablauf aus dem vergangenen Monat.

Zum Beispiel ein Jour Fix, eine Nachtragsprüfung oder die Vorbereitung eines Bauherrentermins.

Miss für fünf Vorgänge:

→ Bearbeitungszeit

→ Suchzeit

→ Rückfragen

→ manuelle Übertragungen

→ Korrekturen nach der Übergabe

Addiere die Werte und rechne sie auf ein Jahr hoch.

Die Zahl ist kein Urteil über dein Team.

Sie zeigt, wo ein Ablauf seine Beteiligten unnötig bindet.

Was danach folgt

Erst entfernst du Schritte ohne klaren Nutzen.

Dann vereinheitlichst du das Wiederkehrende.

Danach vereinfachst du Übergaben und Ablage.

Technologie unterstützt einen Ablauf, der diese Klarheit bereits hat.

Der nächste Schritt muss klein genug sein, damit dein Team ihn im Alltag anwenden kann.

Eine verbindliche Protokollvorlage oder ein klarer Ablageort reicht für den Start oft aus.

Diese Woche selbst machen

Bitte drei Personen, denselben Ablauf unabhängig voneinander zu beschreiben.

Vergleiche ihre Antworten:

→ Reihenfolge der Schritte

→ verwendete Informationen

→ Ablageort

→ verantwortliche Person

Drei verschiedene Antworten zeigen dir, wo dein erster Standard fehlt.

Wo du stehst, in fünf Minuten

Mein Mini-Audit zeigt dir, wie reif ein Prozess für den nächsten Schritt ist.

Du siehst, ob dein größter Hebel in der Standardisierung, in einem Übergang oder in der Automatisierung liegt.

→ Mini-Audit starten

Häufige Fragen

Wie messe ich Zeitverlust im Architekturbüro?

Miss einen wiederkehrenden Ablauf über mehrere Vorgänge. Berücksichtige Bearbeitung, Suche, Rückfragen, Übergaben und Korrekturen.

Womit sollte ich anfangen?

Wähle einen Ablauf mit hoher Wiederholung. Besprechungsprotokolle, Projektstatus oder Dokumentenablage eignen sich oft für den ersten Test.

Brauche ich dafür sofort neue Software?

Nein. Eine Messung, eine klare Vorlage und ein verbindlicher Ablageort machen den ersten Engpass bereits sichtbar.

Quelle

[1] McKinsey Global Institute: The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies, 2012. Die Zahl von 1,8 Stunden pro Tag beziehungsweise 9,3 Stunden pro Woche bezieht sich auf Beschäftigte branchenübergreifend.