Bus-Faktor im Planungsbüro: Wenn eine Person das Projektwissen trägt

Eine Person. Mehr braucht es manchmal, damit ein Projektstand nicht mehr nachvollziehbar ist.

Der Bus-Faktor beschreibt diese Abhängigkeit: Wie viele Personen müssten ausfallen, bevor ein Ablauf nicht mehr fortgeführt werden kann?

In einem Planungsbüro betrifft das auch Freigaben, Projektentscheidungen, Nachträge, Ansprechpartner und die Ablage.

Kurz gesagt

• Ein niedriger Bus-Faktor zeigt eine operative Abhängigkeit von einzelnen Personen.
• Projektwissen bleibt nutzbar, wenn Entscheidungen, Unterlagen und nächste Schritte für andere auffindbar sind.
• ISO 30401 behandelt Wissensmanagement als System, das Organisationen aufbauen, pflegen, überprüfen und verbessern können. [1]
• Beginne mit einem laufenden Projekt und einer konkreten Übergabe.

Der Selbsttest

Wähle ein laufendes Projekt und beantworte diese fünf Fragen aus Sicht einer Person, die neu übernimmt:

→ Wo liegt der aktuelle freigegebene Planstand?

→ Welche Entscheidung des Bauherrn ist noch offen?

→ Welche Zusage wurde zuletzt gemacht?

→ Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich?

→ Welche Frist verändert den Projektablauf als Nächstes?

Wenn eine Antwort nur über einen Anruf bei der verantwortlichen Person erreichbar ist, trägt diese Person einen Teil des Projektwissens allein.

Wissen wird erst durch Nutzung zur Infrastruktur

Ein Ordner mit alten Dateien löst den Bus-Faktor nicht. Eine Wissensstruktur muss auffindbar, einheitlich und verantwortet sein.

Das Team kennt den Ort für Entscheidungen, Vorlagen und den aktuellen Stand. Wiederkehrende Informationen erscheinen in einer verständlichen Form. Eine Rolle prüft, ob die Struktur noch zum Projektalltag passt.

ISO 30401 richtet sich an Organisationen jeder Größe. Die Norm beschreibt Wissensmanagement als Managementsystem, das eingerichtet, umgesetzt, erhalten, überprüft und verbessert wird. [1]

Eine Übergabe ist der Praxistest

Bitte einen Kollegen, ein Projekt für einen halben Tag zu übernehmen. Er soll ohne Rückfragen den aktuellen Status für den Bauherrn, die nächste fällige Entscheidung und die Unterlagen für die nächste Besprechung vorbereiten.

Notiere jede Rückfrage und jeden fehlenden Fundort. Das Ergebnis zeigt die nächsten Informationen, die strukturiert werden müssen.

Diese Woche selbst machen

Lege für ein laufendes Projekt eine Übergabeseite an:

→ Ziel und aktuellen Stand

→ offene Entscheidungen

→ nächste Termine und Verantwortlichkeiten

→ Links zu den gültigen Unterlagen

Pflege sie vier Wochen lang im Team. Danach siehst du, welche Felder dauerhaft in euren Standard gehören.

Wo du stehst, in fünf Minuten

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Häufige Fragen

Was ist ein guter Bus-Faktor?

Bei kritischen Abläufen sollte mindestens eine weitere Person den aktuellen Stand übernehmen können. Entscheidend ist eine getestete Übergabe.

Müssen wir unser gesamtes Wissen dokumentieren?

Nein. Beginne mit den Informationen, die bei einer Übergabe oder Abwesenheit aktuell nachgefragt werden.

Kann KI Wissen im Büro sichern?

KI kann eine gepflegte Wissensstruktur durchsuchen und Inhalte zusammenfassen. Entscheidungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten müssen vorher klar dokumentiert sein.

Quelle

[1] International Organization for Standardization: ISO 30401:2018, Knowledge management systems